Březnové okénko kalendária corporate governance – Koncernová zpráva

20.3.2013

Společnosti, které jsou součástí koncernového uspořádání (holdingu), musí ve lhůtě do 3 měsíců od skončení účetního období, což pro drtivou většinu ovládaných společností představuje konec března (jejich účetní období je totožné s kalendářním rokem) zpracovat „písemnou zprávu o vztazích mezi ovládající a ovládanou osobou a o vztazích mezi ovládanou osobou a ostatními osobami ovládanými stejnou ovládanou osobou“, která se nazývá ve zkrácené verzi „zpráva o vztazích propojených osob“ a pro lepší srozumitelnou začasto též „koncernová zpráva“. Z této povinnosti jsou vyloučeny pouze ty společnosti ve smluvním koncernu (vztah ovládání je založen na ovládací smlouvě). Právní úpravu podnikatelských seskupení (a tedy tohoto tématu) vymezuje obchodní zákoník (zákon č. 513/1991, obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů; dále jen „ObchZ“) v § 66a.
Které společnosti lze považovat dle koncernového práva za propojené osoby? Propojenými osobami jsou vždy ovládající a ovládaná osoba a dále tato ovládaná osoba a ostatní osoby ovládané stejnou ovládající osobou (jsou-li statutárnímu orgánu ovládané osoby známy), tj. subjekty, které jsou ovládající osobou ovládány v jiné (pobočné) linii ovládání. Do okruhu propojených osob rovněž patří společnosti stojící na nejvyšším vrcholu ovládání (jedná se o tzv. nepřímé ovládání) a dále též všechny další společnosti, které toto ovládání v řídící hierarchii takovéhoto podnikatelského seskupení zprostředkovávají k cílové společnosti, případně též společnosti jimi ovládané.
Do skupiny propojených osob naopak nepatří společnosti, které jsou samy ovládány ovládanou osobou a tudíž ani v „koncernové zprávě“ sestavované touto ovládanou osobou se nemá uvádět popis vztahů mezi tímto subjektem a jím ovládanými společnostmi. Výjimkou představuje situace, kdy ovládaná osoba činí směrem ke společnostem, které sama ovládá, právní úkony a ostatní opatření na popud subjektu, který je ovládající osobou této ovládané osoby a/nebo společností, které jsou ovládány stejnou ovládající osobou (v pobočné linii ovládání).
Statutární orgán ovládané osoby musí vynaložit úsilí v kvalitě péče řádného hospodáře, aby byly identifikovány všechny relevantní osoby spadající do okruhu propojených osob této ovládané osoby. V případě nevynaložení požadované péče při sestavování „koncernové zprávy“ (neúplný výčet propojených osob, neuvedení všech smluv a dalších opatření, z nichž ovládané osobě vznikla újma) hrozí statutárnímu orgánu ovládané osoby „trest“ v podobě sankčního ručení za závazek k náhradě škody podle § 66a odst. 15 ObchZ.
Obsahové náležitosti „koncernové zprávy“ vymezuje taxativně § 66a ObchZ v odst. 9. Zákon neurčuje stupeň konkrétnosti zprávy a v teorii i praxi se lze setkat s různými názory na tuto záležitost. Problém při sestavování této zprávy totiž začasto činí potenciální konflikt s nutností (a povinností!) chránit obchodní tajemství (§17 – 20 ObchZ) ovládané osoby sestavující zprávu o vztazích propojených osob a další chráněné údaje (např. dle zákona na ochranu osobních údajů). Je třeba mít na paměti, že koncernová zpráva je veřejně přístupná (ve sbírce listin, samostatně nebo jako součást výroční zprávy ovládané osoby), proto tento fakt by měl být jedním z určujících kritérií při sestavování této zprávy, nicméně tato musí být zároveň dostatečně vypovídající a postihující v adekvátní míře konkrétnosti charakter a dopady vztahů mezi propojenými osobami na dotčenou ovládanou osobu. Jako vodítko „řádné praxe“ při sestavení „koncernové zprávy“ lze doporučit k využití informační a „návodný“ dokument České národní banky „Obsahové náležitosti výroční zprávy a konsolidované výroční zprávy emitenta kótovaného cenného papíru za rok 2012″ (link pro stažení z webových stránek ČNB  <<<zde>>>). Odkazovaný dokument je sice primárně určen pro emitenty cenných papírů (např. akciové společnosti s cennými papíry obchodovanými na některém z regulovaných trhů EU), ale jelikož ustanovení o koncernovém právu v ObchZ platí pro všechny obchodní společnosti i družstva ve stejném rozsahu, lze se doporučeními v tomto dokumentu k sestavení „koncernové zprávy“ bez omezení řídit.
„Koncernovou zprávu“ schvaluje statutární orgán ovládané osoby a v případě, že v této společnosti je zřízena dozorčí rada, pak je tento orgán povinen provést přezkoumání této zprávy a o svém výsledku informovat na valné hromadě ovládané osoby (viz § 66a, odst. 10 ObchZ). Tato povinnost ale neplatí pro společnosti s jediným společníkem (nebo jednají-li všichni její společníci ve shodě).
Pro režim sestavování „koncernové zprávy“ a nakládání s ní je třeba mít na paměti následující zákonné povinnosti a případně využít níže zmíněné doporučené postupy a osvědčená řešení:
• v případě, kdy ovládaná osoba musí ze zákona sestavovat výroční zprávu (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; § 21), musí být zpráva o vztazích propojených osob připojena k výroční zprávě. To lze v praxi provést různými způsoby (obě zprávy v jednom dokumentu nebo odděleně, ale v případě „koncernové zprávy“ s nadpisem znějícím např. takto „zpráva o vztazích….. jako součást výroční zprávy ….“);
• společníci nebo členové ovládané osoby musí mít možnost se s „koncernovou zprávou“ seznámit ve stejné lhůtě a za stejných podmínek jako s účetní závěrkou ovládané osoby. V případě AS je v tomto směru určující ustanovení § 192 ObchZ (v případě společností s kótovanými CP se postupuje též dle příslušných ustanovení zákona č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu, ve znění pozdějších předpisů), v SRO tuto povinnost zjistí jednatel(é) dle § 135 ObchZ a případně stanov společnosti;
• ObchZ ukládá v § 66a, odst. 11 povinnost přezkoumat zprávu o vztazích ovládaných osob též externímu auditorovi společnosti, a to v případě, kdy účetní závěrka dotčené ovládané osoby podléhá ze zákona ověření auditorem (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; § 20). V takovém případě externí auditor ověřuje a svým výrokem stvrzuje správnost všech údajů uvedených v „koncernové zprávě“. To v praxi znamená, že externí auditor musí mít k dispozici stejné podklady, jaké měl k dispozici statutární orgán ovládané osoby při zpracovávání „koncernové zprávy“. Externí auditor mj. rovněž ověřuje, zda korespondující údaje v účetní závěrce výroční zprávě a zprávě o vztazích jsou shodné. Právě nesoulad údajů v účetní závěrce a zprávě o vztazích ovládaných osob patří k nejčastějším chybám;
• k řádnému naplnění zákonem uložené povinnosti dozorčímu orgánu ovládané osoby (je-li zřízen) přezkoumat „koncernovou zprávu“ nepostačuje dle většinového názoru v právní teorii prosté „projednání“ této zprávy na zasedání dozorčí rady. Dozorčí orgán by se měl seznámit se způsobem sestavování „koncernové zprávy“ (tj co statutární orgán vykonal pro identifikaci společností spadajících do okruhu propojených osob a zda a jak byly shromážděny a řádně posouzeny všechny relevantní podklady ke smluvním vztahům a dalším plněním mezi ovládanou osobou a dalšími propojenými osobami). Funkční, efektivní a pro účely naplnění zákonné povinnosti zcela postačující alternativou zapojení celého dozorčího orgánu do procesu přezkoumávání je vykonat tyto kontrolní úkony prostřednictvím určených členů dozorčí rady, které tento orgán dopředně pověří touto činností. Tito pak seznámí dozorčí orgán na jeho zasedání s výsledky své „kontrolní“ činnosti, poskytnou jim a patřičná vysvětlení a informace, jak přezkum sestavení a obsahu „koncernové zprávy“ prováděli. Součástí takovéhoto postupu je i zpřístupnění podkladových materiálů pro sestavení zprávy o vztazích propojených osob všem členům dozorčího orgánu, což by měl zajistit tajemník společnosti (nebo jiný profesionál ve správě a řízení společnosti), přičemž nejvhodnějším nástrojem k tomuto účelu se jeví elektronický informační systém administrace správy společnosti;
• zákonem stanovený termín pro zpracování „koncernové zprávy“ ovládanou osobou (do 3 měsíců od skončení účetního období) se týká sestavení této zprávy a jejího schválení statutárním orgánem ovládané společnosti. Ve stejné lhůtě má být finalizováno ověření této zprávy externím auditorem (v případě, že účetní závěrka podléhá této povinnosti – viz výše). Co se týče přezkoumání „koncernové zprávy“ dozorčím orgánem ovládané osoby, tak tento termín se na zmíněnou, zákonem uloženou, kontrolní povinnost dozorčí rady nevztahuje. To znamená, že dozorčí orgán může přistoupit k přezkoumání zprávy o vztazích propojených osob až v rámci přípravy na valnou hromadu společnosti (v praxi tedy povětšinou až v termínu po uplynutí zákonné lhůty pro sestavení této zprávy) s tím, že výsledné stanovisko je prezentováno společníkům ovládané osoby až na valné hromadě (zpravidla se tak děje v rámci „zprávy dozorčí rady o její kontrolní činnosti“);
• z judikatury Nejvyššího soudu ČR (rozhodnutí sp. zn. 29 Odo 601/2004) vyplývá, že obsahové vady zprávy o vztazích propojených osob a/nebo nedostatky jejího přezkoumání dozorčím orgánem společnosti a externím auditorem nezakládají důvod vyslovení neplatnosti usnesení valné hromady, neboť tento dokument má jen informativní charakter a není na valné hromadě schvalován. Společníci nebo členové ovládané osoby mají v případě nesouhlasu se sestavením nebo přezkoumáním „koncernové zprávy“ využít institut podání žádosti k soudu (dle § 66a odst. 12 a 13 ObchZ) k provedení znaleckého přezkumu této zprávy.

 

Jak to bude s „koncernovou zprávou“ po rekodifikaci? Tuto zprávu bude nutné zpracovávat i nadále, přičemž zákon o obchodních korporacích (ZOK, zákon č. 90/2012 Sb.) specifikuje daleko podrobněji a obsáhleji obsahové náležitosti zprávy. Úpravu “zprávy o vztazích“ lze v ZOK nalézt v § 82 – § 88. Novinkou je, že pokud nebude mít statutární orgán dostatek informací k sestavení zprávy o vztazích propojených osob, uvede tuto skutečnost v textu zprávy. Další změna spočívá v tom, že statutární orgán ovládané osoby má za povinnost ve zprávě provést zhodnocení výhod a nevýhod plynoucích ze vztahů mezi propojenými osobami (včetně vyjádření zda z konkrétních vztahů převládají pro ovládanou osobu výhody či nevýhody) a označit rizika z toho plynoucí pro ovládanou osobu.

 

Vladimír Brož, prezident ČITOS
20. 3. 2013