Efektivní správa obchodní společnosti II

30.12.2011

Efektivní správa obchodní společnosti
Jana Klírová, Petr Kavalíř, Vladimír Brož, CG Partners (článek publikován ve Finanční management č. 9/2011)

Vlivný britský Financial Reporting Council (FRC) letos v březnu po dlouhé odborné diskusi vydal „Průvodce efektivního správního orgánu“, který stručně a jasně formuluje zásady práce jednokomorového správního orgánu obchodní společnosti. Navazuje na Higgsovu zprávu z roku 2006 a reaguje na aktuální situaci v globální corporate governance. Vrací se k mnohokrát vysloveným a v ČR stále ještě ingorovaným základům řádné praxe správy. Dovolte nám „Průvodce efektivního správního orgánu“ aplikovat na dvoukomorový systém správy užívaný v ČR.

Úloha správních orgánů
Hned první definice zaujme: „Úlohou představenstva, dozorčí rady a výboru pro audit je pomocí systému přísných a účinných kontrol firmu podnikatelsky vést tak, aby znala a zvládala všechna rizika, jímž čelí. Oba orgány rozvíjí a prosazují kolektivní vizi účelu existence firmy, její kultury, hodnot a požadovaného chování, kterým realizuje své podnikání“. Jako důležitou podtrhuje i diversitu ve složení orgánu jako jednu z cest, kterými lze čelit riziku a pasti „skupinového myšlení“. Prostá pravda: dobrý správní orgán vytvoří jedině dobrý předseda vytvářející podmínky pro efektivní individuální práci jeho členů. Předseda musí jít příkladem nejvyššími standardy osobní integrity a nastavit jasná očekávání týkající se firemní kultury, sdílených hodnot, chování, stylu a kvality diskuse. Průvodce rozebírá významné stránky práce předsedy, zvlášť řeší roli exekutivního člena představenstva a člena dozorčí rady.

Administrace správy obchodní společnosti
Zcela zásadní pozornost je věnovaná administraci procesu správy a roli tajemníka společnosti (company secretary), která je ve veřejně obchodovatelných společnostech v UK od roku 2006 povinná a v ČR bohužel ne. Zastavme se podrobněji u tohoto problému. Nadnárodní společnosti ve svých českých dcerách zpravidla funkci tajemníka zřizují, ale Obchodní zákoník zatím k povinnosti mít tajemníka mlčí. Přitom praxe potvrzuje potřebu uzákonit řádnou praxi administrace správy. Samotný fakt, že už osm let existence Českého Institutu tajemníků obchodních společností, jehož členové jsou většinou absolventy akreditovaného Národního certifikačního programu studia administrace správy, který déle než šest let poskytuje společnost CG Partners, je důkazem oprávněnosti tohoto požadavku.
Zřízení funkce tajemníka představuje systémové řešení pro zajištění komplexní, účinné a efektivní implementace řádné corporate governance v akciové společnosti . Argumenty pro takovéto řešení i v podmínkách ČR jsou následující:

a) náročnost řádné praxe corporate governance z hlediska její komplexnosti a interdisciplinárního charakteru
b) zajištění řádné administrace správy společnosti by mělo být v prioritním zájmu členů správních orgánů (vzhledem k jejich povinnosti jednat s péčí řádného hospodáře a objektivnímu charakteru jejich odpovědnosti za porušení tohoto principu včetně důkazního břemena)
c) zvyšující se požadavky „compliance“ vyplývající z tlaku zákona, regulátorů a posilování některých práv akcionářů
d) rostoucí aktivita „oprávněně zainteresovaných stran (narůstající požadavky různých komunit, nevládních organizací, zákazníků apod.)

„Divokou kartou“ současnosti se stává bez jakýchkoliv pochybností blížící se trestní odpovědnost právnických osob a v neposlední řadě skutečnost, že předseda PŘ by měl být leaderem (s prioritou v oblasti obchodního vedení společnosti) a nikoliv „vrchním administrátorem“ (od toho má mít tajemníka).

Tajemník společnosti
Stále ještě se v poradenské praxi setkáváme s neznalostí komplexního procesu administrace správy a z ní vyplývajícím nepochopením hlavních činnosti tajemníka. K nim patří povinnost podílet se v souladu se zákonem na zajištění efektivní správy společnosti a podporovat zajištění účinných procesů správy ovládaných osob, včetně řádné dokumentace těchto procesů v mateřské společnosti i jí ovládaných osobách v souladu se zákonem.
Dále tajemník má povinnost poskytovat předsedovi představenstva, předsedovi dozorčí rady a předsedům výborů, jakož i jednotlivým členům a orgánům (a výborům) jako celku, podporu a rady v souvislosti s výkonem jejich povinností a odpovědností.
Tajemník hraje klíčovou úlohu v přípravě pracovních postupů správních orgánů (včetně výborů) a při pravidelném revidování jejich průběhu a administrativně obsluhuje zasedání správních orgánů (a výborů) a připravuje zápisy z těchto jednání (tj. vykonává funkci zapisovatele). V souladu s pověřením ze strany představenstva, dozorčí rady, výboru pro audit a/nebo výborů dozorčí rady potvrzuje, případně sděluje obsah jimi přijatých rozhodnutí nebo zápisů z jejich zasedání třetím osobám, tj. zabezpečuje koordinaci mezi orgány společnosti a výborem pro audit a/nebo výbory DR navzájem a jejich součinnosti s výkonným řízením akciové společnosti (managementem).
Povinností tajemníka je zajišťovat – dle pokynů představenstva – organizační a administrativní přípravu valných hromad společnosti a souladu s požadavky zákona a ustanovením platných stanov společnosti a rovněž zajišťovat (pokud tak rozhodne valná hromada) realizaci nárokových i nenárokových plnění členům správních orgánů schválených valnou hromadou Společnosti.
Pro potřeby komunikace s kapitálovým trhem a regulátorem tajemník vypracová návrh hodnocení corporate governance akciové společnosti z hlediska uznávaných standardů řádné správy (best practice) a předkládá představenstvu, případně dalším orgánům společnosti doporučení a návrhy řešení.
Mezi hlavní činnosti tajemníka patří i zajišťovat monitoring rizik procesu správy a dalších compliance rizik, jejichž řízení je realizováno prostřednictvím compliance programu společnosti a zajišťovat
provoz interního archivačního a informačního systému pro administraci správy společnosti.
Tajemník společnosti by měl plnit úlohu garanta (strážce) dodržování regulačního i samoregulačního rámce corporate governance, přičemž předpokladem účinného naplnění této funkce je zajištění (ukotvení) nezávislosti tajemníka v korporačních dokumentech. Jako vhodné řešení se pro dualistický model CG doporučuje, aby ustanovení tajemníka do funkce, jakož ukončení výkonu této funkce, bylo v kompetenci jak představenstva, tak i dozorčí rady (představenstvo je povinno si vyžádat předchozí souhlas dozorčí rady k ustanovení tajemníka společnosti do funkce a ukončení jeho funkce), přičemž tyto záležitosti by měly být nejprve řádně projednány nominačním výborem dozorčí rady při použití stejných postupů jako v případě členů peřdstavenstva a dozorčí rady.

Nezávislost tajemníka
Jsou ale i jiné možnosti řešení „nezávislosti“ tajemníka: dle prof. JUDr. J. Dědiče např. cestou vymezení tajemníka jakožto „jiného orgánu společnosti“ v souladu s § 187 odst. 1 písm. e) OZ.
Praxe správy obchodních společností přináší různé příklady zajištění výkonu funkce tajemníka. Obvykle platí, že ve velkých akciových společnostech je tato funkce zpravidla koncipována jako samostatná pozice (vyjímečně i v kombinaci s funkcí člena představenstva či vrcholového managementu), zatímco v ostatních společnostech se kombinuje s různými pozicemi (nejčastěji s pozicí právníka společnosti, ale např. též s pozicí šéfa komunikace nebo personálního ředitele (záleží spíše na specifické situaci v konkrétních společnostech než na systémovém přístupu).

Funkce administrace správy
Tajemník by měl ve svých činnostech pokrývat administrace správy společnosti jako celek, všechny její funkce. Sem patří podpůrná funkce poskytování nápomoci předsedům/předsedajícím orgánů (a výborů) při výkonu jejich úkolů, archivační funkce zajišťující fyzické i elektronické archivace všech korporačních dokumentů správy společnosti, distribuční funkce zajišťující včasné a řádné poskytování informačních podkladů atd. členům orgánů a toku informací mezi orgány a výbory navzájem a mezi správou společnosti a její exekutivou, dokumentační funkce zajišťující dokumentaci procesu správy a řízení, zápisy z jednání, dokumentaci rozhodování mimo zasedání atd. Řádná dokumentace je základním předpokladem schopnosti prokázání výkonu funkce člena orgánu s péčí řádného hospodáře (zákon vymezuje odpovědnost členů jako objektivní, tj. důkazní břemeno je na straně člena orgánu !) a informační funkce tj. informace o aktivitách a rozhodnutích správy a řízení pro zaměstnance společnosti, komunikace s externím auditorem, spolupráce s dalšími subjekty (auditory, ISO atd.), reportingové zprávy (výroční zpráva atd.).

Rozhodování správních orgánů
Schopnost kvalitně rozhodovat je klíčovým požadavkem, který klade na správní orgány akcionář, bankéř a jakýkoliv jiný investor. Podle FRC tuto schopnost posiluje vysoká kvalita dokumentace předkládané správnímu orgánu a možnost vyžádat si expertní názora dostatečný čas na diskusi k problému. Naopak limitovat může kvalitu rozhodovacího procesu dominantní osobnost nebo dominantní skupina členů orgánu, která byť jen částečně dokáže paralyzovat příspěvek ostatních členů. Kritická může být i nezvládaná risk- apetence členů správního orgánu ohrožující samotnou podstatu podnikání. Rovněž chyby v rozhodování způsobené pochybnými osobními hodnotovými preferencemi a dubiosními etickými standardy členů správních orgánů jednoznačně ohrožují stabilitu a dlouhodobou udržitelnost výkonnosti firmy. Úsudek podstatný v rozhodování ovlivňují dále konflikt zájmů, emocionální vazby a nevhodné vlivy předcházejících zkušeností a rozhodnutí. Jako prevenci FRC doporučuje dostatečně popsat v jednacích řádech správních orgánů proces presentování návrhů a související dokumentace s cílem vyloučit jakékoliv nežádoucí ovlivňování rozhodnutí správního orgánu.
Podle FRC někteří zkušení předsedové rozdělují diskusi k významným rozhodnutím do několika kroků. Například na koncept, návrhy k diskusi a návrhy k rozhodnutí. To umožňuje exekutivě předkládat problémy v ranném stádiu řešení a poskytuje všem členům orgánů sdílet znepokojení a porozumět předpokladům dostatečně dlouho před vlastním okamžikem rozhodování. Jako sebevzdělávací proces FRC rovněž doporučuje správním orgánům, aby se vracely k minulým rozhodnutím, zvlášť k těm s negativními důsledky pro firmu. Přezkoumání se nemá zaměřovat jen na fakta, která vedla k rozhodnutí, ale i na sám proces rozhodování, jehož kvalita je rozhodujícím faktem pro dokazování péče řádného hospodáře v případě soudních sporů .

Personalistika správního orgánu
Jedním z klíčů k efektivnosti práce správních orgánů, kvalitě jejich rozhodování a maximalizaci vytěžených příležitostí ve prospěch firmy, je dlouhodobě správná struktura kompetencí jejich členů. Sem patří vyvážené dovednosti, zkušenosti, znalosti a nezávislost na exekutivě. Nominační proces musí probíhat kontinuelně a proaktivně, s cílem zajistit výše zmíněnou vyváženou strukturu osobnostních profilů členů. Zvláštěkandidátům na členství v dozorčí radě je třeba umožnit dostatečné pochopení firmy a jejích cílů, odhadnout čas, který budou potřebovat k výkonu své funkce a zvážit pravděpodobnost svého pozitivního přínosu firmě.

Hodnocení výkonnosti správních orgánů
Správní orgány potřebují průběžně monitorovat a zvyšovat svoji výkonnost. Toho lze podle FRC dosáhnout hodnocením. Silný zpětnovazební mechanismus umožňující zvyšovat efektivitu, maximalizovat silné stránky a vytyčovat oblasti dalšího rozvoje musí být objektivní a přísný. Měl by postihovat:
• mix dovedností, zkušeností, znalostí a diversity ve správních orgánech, samozřejmě v kontextu výzev, kterým firma čelí
• jasnost a srozumitelnost účelu, směřování a sdílených hodnot firmy
• plány následnictví a plány rozvoje
• jak členové spolupracují, jaká tón udávají práci předsedové a jaké jsou vztahy mezi klíčovými členy (předsedové představenstva, dozorčí rady, výboru pro audit, GŘ a tajemník společnosti)
• efektivita práce jednotlivých členů a efektivita práce výborů
• kvalita informací o firmě a její výkonnosti
• kvalita podkladů, které člené dostávají na jednání a kvalita diskuse o individuálních návrzích
• kvalita procesů risk managementu, compliance a managementu firemní kultury
• kvalita a efektivita práce tajemníka společnosti
• Kvalita komunikace s akcionáři a dalšími oprávněně zainteresovanými stranami ve firmě

Výbory
V neposlední řadě se Průvodce zabývá prací výborů pro audit, řízení rizik a odměňování. Klade důraz na to, aby se s výsledky jejich práce mohli seznámit všichni členové dozorčí rady nejen formou cirkulujících zápisů, ale i reportováním podstaty a obsahu diskusí, doporučeními a následnými akcemi. Důležitá je náplň práce jednotlivých výborů, proces interakce mezi nimi navzájem a mezi jednotlivými výbory a dozorčí radou.

Vztahy a akcionáři
Závěrem FRC potvrzuje význam komunikace správních orgánů s akcionáři společnosti a ostatními zainteresovanými stranami, protože kvalitní mnohostraný dialog je příležitostí k posilování vzájemné důvěry. Významným prostředkem komunikace s akcionáři a dalšími investory je výroční zpráva, která rozklíčuje i aranžmá a kvalitu správy a řízení společnosti (corporate governance). Neméně významnou složkou komunikace s akcionáři je výroční valná hromada společnosti, kde mají předsedové správních orgánů příležitost osobně presentovat své vůdcovství a efektivnost práce správních orgánů jimi řízených.
Doporučujeme všem členům představenstev se s Průvodcem efektivního správního orgánu podrobně seznámit. Obsahuje totiž ty nejjednodušší pravdy, zásady a doporučení, která jsou platná napříč všemi modely corporate governance, ale která se dlouhé řadě našich akciových společností (v prvé řadě těch státních a municipálních) stále nedaří implementovat.

Další zdroje a informace:
Vzdělávání a poradenství v oblasti corporate governance, administrace správy, ethics/compliance a managementu firemní kultury najdete na www.cgp.cz
Originál „Guidance on Board Effectiveniss“ najdete na www.frc.org.uk