Tajemník společnosti a jeho úloha

1.4.2007

Již Kodex Komise pro cenné papíry doporučuje, aby v akciové  společnosti  byla zřízena funkce tajemníka společnosti. U většiny společností,které tajemníky mají,  se tato funkce v průběhu let vyprofilovala z funkce tajemníka představenstva a dozorčí rady. Posláním –  vyplývajícím z  Kodexu správy a řízení společností založeném na principech OECD (2004), mezinárodních standardů  a nejlepší praxe corporate governance – je zajišťovat účinné procesy správy společnosti a jejich řádnou dokumentaci v správních orgánů v souladu se zákonem,  poskytovat podporu správním orgánům při výkonu jejich půsonosti a členům správních orgánů při výkonu jejich funkce a dále poskytovat podporu exekutivě společnosti v otázkách souvisejících se správou společnosti.  Působnost a postavení tajemníka společnosti vymezuj stanovy společnosti, podrobnosti činnosti tajemníka upravuje statut tajemníka společnosti, který schvaluje představenstvo po předchozím projednání v dozorčí radě. Dozorčí rada je oprávněna dát představenstvu k tomuto dokumentu své stanovisko před jeho finálním schválením.

Administrace správních procesů  a nástroje pro zajištění účinných procesů správy

Akciová  společnost  by měla  klást trvalý důraz na vysprávních orgánůkou úroveň administrace svých správních procesů, a to z následujících důvodů. Mezi tyto důvody patří zajištění efektivnosti a účinnosti  výkonu správy, transparentnosti činností správy a rozhodování správních orgánůprokazování dodržování principu „jednání s péčí řádného hospodáře“. U veřejně obchodovatelných společností v rámci procesu compliance se sleduje zavedení mezinárodních principů řádné správy společností do praxe  a jejich ověření externím auditorem  by bez řádné administrace správních procesů fakticky nebylo možné zajistit.

Administrace správy společnosti zahrnuje zejména:

  • stanovení základních kompetenčních, procedurálních a dalších pravidel – systém řídících dokumentů správy (stanovy, jednací řády představenstva a dozorčí rady, statuty a jednací řády výborů, statut interního auditu, statut tajemníka společnosti a další podobné dokumenty)
  • vytvoření podpůrných norem výkonu správy a obsluhy správních orgánůjejích členů  (např. pravidla pro implementaci poskytování různých typů nenárokových plnění (benefitů) členům správních orgánů pravidla pro ochranu utajovaných skutečností a pro ochranu cenově citlivých informací, pravidla pro přípravu a předkládání materiálů
    pro správní orgány a výbory, timing a kalendář řádných zasedání atd.
  • vlastní vývoj a další zdokonalování softwarového řešení pro administraci správy společnosti (např. databáze pro sledování úkolů z jednání správních orgánů a výborů; inteligentní šablony pro vytváření dokumentace z jednání správních orgánů a výborů – programy, zápisy, krycí listy, přehledy usnesení atd. elektronická spisovna pro poštu představenstva a dozorčí rady)
  • administrativní a organizační oddělení sféry exekutivy a správy společnosti (samostatné rozpočty a nákladová střediska správních orgánů a útvarů správy, separátní vedení spisovny správních orgánů,  komplexní vyřizování záležitostí členů správních orgánů a  jejich obsluha prostřednictvím kanceláře správy společnosti atd.)
  • systémové opatření založené na nejnovějších řešeních v oblasti informačních technologií pro archivaci dokumentace správy společnosti, distribuci materiálů
    pro jednání správních orgánů zpřístupnění archivu těchto materiálů a zajištění rovného přístupu všech členů správních orgánů informacím správy společnosti,
  • některé společnosti výše uvedené záležitosti řeší zřízením intranetového portálu správy společnosti se zajištěním bezpečného on-line přístupu všech členů na tuto platformu (včetně možnosti vzdáleného přístupu  přes internet) a uložením dokumentů správy společnosti v systému pro elektronickou archivaci,
  • výlučnou odpovědnost za zajišťování a zlepšování procesů podpory správy společnosti nese tajemník společnosti.